Facturar y cobrar bien en transporte.

Mucha empresa de transporte cierra un viaje, lo cumple bien, y al revisar caja seis meses después descubre que ese viaje todavía no se ha cobrado. La operación puede ser eficiente, pero si la facturación es lenta o desordenada, la utilidad se pierde en cartera vieja.

Tres prácticas separan a las empresas que cobran bien de las que cobran mal: facturar rápido, registrar abonos como ocurren y conciliar contra extracto cada semana. No es ciencia; es disciplina.

En Colombia la facturación electrónica es obligatoria para empresas que cumplan los topes de ingresos definidos por la DIAN. Para emitirla necesitas:

• Resolución de numeración autorizada por la DIAN para el rango de números que vas a usar.
• Proveedor tecnológico autorizado (Siigo, Alegra, Cadena, Datafactura, otros) o software propio aprobado.
• Certificado digital para firmar electrónicamente las facturas.

Cada factura electrónica genera un XML y un PDF representativo. Los dos llegan al cliente y los dos quedan en la DIAN. No hay vuelta atrás a la factura de papel.

Importante para transporte: además de la factura electrónica está el RNDC (Registro Nacional de Despachos de Carga) para flete terrestre. Es el reporte operativo, distinto a la factura comercial. Mintransporte opera ese registro; las dos cosas conviven.

Cuando facturas a empresas (no a personas naturales), suelen aplicarte:

• Retención en la fuente sobre renta: típicamente 1% (servicios generales) o 4% (servicios calificados) sobre la base gravable. Para transporte de carga aplica una tarifa específica que tu contador define según tu declaración.
• Retención de IVA (ReteIVA): si eres responsable de IVA y le facturas a un agente retenedor, suele retenerse el 15% del IVA.
• Retención de ICA: depende del municipio donde se preste el servicio. Bogotá, Medellín, Cali y otras grandes ciudades tienen sus propias tarifas.

Tu factura debe mostrar las retenciones aplicadas y el valor neto a pagar después de ellas. El cliente paga el neto; las retenciones las consigna a la DIAN o municipio en tu nombre. Cuando hagas tu declaración, las retenciones se cruzan contra el impuesto que te corresponde pagar.

“Cuánto me deben” es una pregunta inútil. La pregunta correcta es “cuánto me deben, hace cuánto”. La cartera se mira por tramos:

• 0-30 días: cartera corriente, dentro del plazo pactado.
• 31-60 días: empieza a ser tibia. Llamada de seguimiento.
• 61-90 días: vencida. Reunión con el cliente o suspensión de servicios nuevos.
• 90+ días: cartera caliente. Evaluar provisión, cobranza jurídica o castigo contable.

Una buena empresa de transporte en Colombia tiene 70-80% de la cartera en 0-30 días, 15-20% en 31-60 y menos del 5% mayor a 90. Si la pirámide está invertida, hay un problema sistémico de cobro.

Flotia muestra la cartera por edad automáticamente a partir de las facturas y abonos que registras.

Los clientes grandes pagan por tramos. Una factura de $5M puede pagarse en 3 abonos. Lo que NO debes hacer:

• Crear un “ingreso” nuevo por cada abono (infla los ingresos).
• Dejar la cartera con el monto original hasta que esté 100% pagada (engaña la realidad).
• Borrar la factura original cuando se completa el último abono (pierdes trazabilidad).

Lo que sí debes hacer:

• Mantener la factura original como cobro registrado.
• Registrar cada abono como pago parcial contra esa factura.
• La cartera baja con cada abono. Cuando suma el total, la factura queda como “pagada”.
• Cada abono se cuenta como ingreso real en su propia fecha de pago.

Cada lunes, alguien debe cruzar lo que el sistema dice (abonos recibidos) contra el extracto del banco. Tres cosas pasan en esa conciliación:

• El cliente pagó pero no avisó: aparece en el extracto, no en el sistema. Hay que registrarlo y avisar al equipo de cobro.
• El cliente avisó pero el pago todavía no llega: registrado en sistema, no en extracto. Hacer seguimiento.
• Pago por monto distinto al esperado: típicamente porque aplicaron retenciones que no estaban contempladas. Hay que ajustar.

Hacer esto cada semana toma 30 minutos y previene sorpresas. Hacerlo cada mes toma 2 días y descubre errores de hace 25 días.

• Facturar el viaje 2 semanas después de cumplirlo: los días que pasan entre fin del viaje y emisión de factura son cartera silenciosa. Idealmente facturar en 24-48h.
• No tener orden de servicio firmada: cuando el cliente reclama “yo no autoricé ese flete”, una orden o correo de confirmación cierra la discusión.
• Aplicar tarifa equivocada por costumbre: clientes con tarifas diferenciadas, fletes con recargo (peajes, mercancía peligrosa) se facturan al rate normal y pierdes margen.
• No segregar IVA / retenciones en el sistema: si las cargas todas como “monto bruto”, después es imposible cuadrar con tu contador.
• No archivar el comprobante de cumplimiento del flete: cuando el cliente disputa la factura semanas después, sin remesa firmada no tienes argumento.