1. Documentos del vehículo
Por cada placa que opere bajo el PESV debes mantener vigentes:
SOAT
Anual. Imprescindible para circular.
Técnico-mecánica y emisiones
Anual desde el 2.º año (1.er año para servicio público). Específica del nivel de emisiones según norma vigente.
Tarjeta de operación
Para vehículos de servicio público y carga habilitada. La emite la autoridad de transporte.
Tarjeta de propiedad
Sin vencimiento, pero debe estar a nombre del propietario o con autorización vigente.
Póliza contractual y extracontractual
Para transporte de pasajeros y de carga según modalidad.
Pólizas adicionales
Todo riesgo, cumplimiento, salario y prestaciones (según contratos con clientes).
Revisión preoperacional
Diaria, antes del turno. Va dentro del PESV.
Mantenimientos
Según el plan de mantenimiento preventivo, con evidencia (factura o registro interno).
2. Documentos del conductor
Por cada conductor activo:
Licencia de conducción vigente
Categoría apropiada al tipo de vehículo. Vence cada 10 años (B1) o 5 años (C2 en adelante) según categoría.
Examen médico ocupacional
Vigencia según categoría: 5 años para B1, 3 años para C2, anual para mayores de 60.
Examen psicotécnico
Cuando aplica por la categoría de licencia.
Cédula vigente
No expira pero debe estar legible y en buen estado.
Contrato laboral o de servicios
Con la empresa que opera el vehículo.
EPS y ARL
Afiliación activa al sistema de seguridad social.
Capacitaciones PESV
Comportamiento vial, manejo defensivo, conducción de mercancías peligrosas (si aplica). Con registro de asistencia.
Comparendos y antecedentes
Consulta periódica al RUNT. Sin sanciones que impidan conducir.
3. Documentos del propio PESV
El documento PESV y sus instrumentos:
Política de Seguridad Vial
Firmada por el representante legal.
Documento PESV
Diagnóstico, objetivos, plan de acción, indicadores. Nivel según tu organización.
Acta de designación del responsable
Y de los miembros del comité de seguridad vial cuando aplica.
Indicadores y reportes periódicos
Accidentalidad, incidentes, kilometraje, infracciones, exámenes ocupacionales.
Actas de capacitación
Con asistencia, contenido y duración.
Plan de mantenimiento preventivo
Cronograma por kilometraje o por fecha, con histórico de ejecución.
Procedimientos
Inspección preoperacional, respuesta ante siniestros, gestión de novedades.
Auditoría interna anual
Hallazgos, planes de acción y cierres.
4. Calendario de vigencias resumido
Las frecuencias más importantes para mantener al día:
- SOAT: anual por placa.
- Técnico-mecánica: anual desde el 2.º año (público desde el 1.º).
- Examen médico ocupacional: 3 a 5 años según categoría.
- Licencia de conducción: 5 a 10 años según categoría.
- Capacitaciones PESV: anuales por conductor.
- Auditoría interna PESV: anual organizacional.
- Inspección preoperacional: cada turno por conductor.
5. Cómo evitar vencimientos sorpresa
La causa #1 de hallazgos en auditorías PESV es el control reactivo:
- Un Excel que solo se mira cuando ya pasó algo.
- Un calendario sin alertas anticipadas.
- Documentos en carpetas físicas que nadie consulta.
Lo que funciona es alertar antes: 30 días, 15 días y 5 días antes de cada vencimiento, a la persona responsable.
Flotia te alerta automáticamente en esos tres puntos, por correo y dentro de la consola. Si nadie marca el documento como renovado, la alerta vuelve a sonar.
Preguntas frecuentes
- ¿Quién es responsable de mantener los documentos al día?
- Legalmente, el propietario del vehículo y la empresa habilitada (cuando hay tarjeta de operación). En la práctica, el conductor también responde por circular con documentos vencidos. Por eso conviene que la empresa centralice el control y avise antes de los vencimientos.
- ¿La técnico-mecánica aplica a vehículos nuevos?
- No durante los primeros años (2 años para vehículos particulares, 1 año para vehículos de transporte público). Después es anual. Para flotas mezcladas conviene tener el calendario por placa para no equivocarse.
- ¿Las copias digitales son válidas?
- Sí, siempre que sean copias fieles del documento original y que se puedan validar electrónicamente (firma, código QR, base de datos). Para puestos de control físicos puede solicitarse el original; para auditoría documental, la copia digital es suficiente.