Política de Tratamiento de Datos Personales.

Inversiones Nupa S.A.S., sociedad legalmente constituida en Colombia, identificada con NIT 901.683.137-9, con domicilio principal en Km. 4 Vía Toluviejo - San Onofre, Toluviejo, Sucre (en adelante, “Flotia^™”, “nosotros”), actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados a través del sitio https://flotia.co y de la plataforma Flotia.

Correo de contacto:

privacidad@flotia.co

Soporte:

soporte@flotia.co

Esta política se expide en cumplimiento de la Constitución Política de Colombia (artículo 15), la Ley Estatutaria 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y demás normas concordantes en materia de protección de datos personales.

Aplica adicionalmente la Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), la Ley 527 de 1999 (Comercio Electrónico) y la Ley 1273 de 2009 (Delitos Informáticos) en lo pertinente.

Para efectos de esta política se entiende por:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento.
• Base de Datos: conjunto organizado de datos personales objeto de Tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
• Encargado del Tratamiento: persona que realiza el Tratamiento por cuenta del Responsable.
• Responsable del Tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y el Tratamiento de los datos.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión).
• Transferencia / Transmisión: envío de datos a un Responsable o Encargado ubicado dentro o fuera del país.

Flotia recolecta y trata las siguientes categorías de datos, según la relación con el Titular:

• Datos de identificación y contacto: nombres y apellidos, tipo y número de documento, NIT (cuando aplique), correo electrónico, número telefónico, cargo y empresa.
• Datos de facturación: razón social, dirección de facturación, ciudad, departamento, datos tributarios, medios de pago (sin almacenar el número completo de tarjeta).
• Datos operacionales del Cliente: información de vehículos, conductores, mecánicos, clientes finales, viajes, documentos vehiculares, ingresos, gastos, fotografías, ubicación geográfica de la operación y bitácoras preoperacionales (PESV).
• Datos técnicos: dirección IP, identificadores de dispositivo, navegador, sistema operativo, fecha y hora de acceso, registros de auditoría.

Flotia no recolecta datos sensibles de forma intencional. Las fotografías de licencias de conducción, documentos del vehículo o del conductor se utilizan únicamente con fines operativos del Cliente y son cargadas voluntariamente por el Usuario autorizado.

El servicio está dirigido a personas jurídicas y personas naturales mayores de edad. No solicitamos ni tratamos conscientemente datos personales de niños, niñas y adolescentes.

Los datos personales se tratan para las siguientes finalidades:

• Crear, mantener y administrar la cuenta del Cliente.
• Prestar el servicio Flotia y permitir su operación (gestión de flota, PESV, viajes, cartera, mantenimientos, documentos).
• Generar facturación y cuentas de cobro electrónicas conforme a la normativa DIAN.
• Procesar pagos y verificar transacciones.
• Prestar soporte técnico, atender PQRSF y mantener comunicación operativa con el Cliente.
• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y de seguridad vial (PESV).
• Generar estadísticas agregadas o anonimizadas para mejorar el servicio.
• Enviar comunicaciones comerciales sobre productos, mejoras y promociones de Flotia, únicamente cuando exista autorización expresa. El Titular podrá oponerse en cualquier momento.
• Prevenir fraude, abusos y violaciones a los Términos y Condiciones.

El Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos, de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable o Encargado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales tratados.

El Titular puede ejercer sus derechos enviando una solicitud al correo privacidad@flotia.co o de manera física a la dirección Km. 4 Vía Toluviejo - San Onofre, Toluviejo, Sucre. La solicitud debe contener:

• Identificación del Titular y prueba de su identidad.
• Descripción clara de los hechos que motivan la solicitud.
• Dirección física o electrónica para enviar la respuesta.
• Documentos que soporten la solicitud, cuando aplique.

Consultas (art. 14 Ley 1581): serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la recepción. Si no fuere posible, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos (art. 15 Ley 1581): serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, que no podrá superar ocho (8) días hábiles más.

Si la solicitud está incompleta, se requerirá al Titular dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses sin que el Titular presente la información requerida, se entenderá desistida la solicitud.

Para prestar el servicio, Flotia se apoya en proveedores tecnológicos que actúan como Encargados del Tratamiento bajo obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad equivalentes a las de esta política:

• Proveedores de infraestructura en la nube y bases de datos.
• Pasarelas de pago y plataformas de facturación electrónica.
• Servicios de envío de correo transaccional y notificaciones.
• Herramientas de monitoreo, observabilidad y antifraude.

Flotia mantiene un registro interno de Encargados y lo actualiza periódicamente. El Titular puede solicitar la lista vigente al correo de privacidad.

Algunos proveedores de infraestructura pueden alojar datos en servidores ubicados fuera de Colombia. En esos casos, Flotia verifica que el país destinatario otorgue un nivel adecuado de protección, o suscribe cláusulas contractuales que garanticen el cumplimiento de los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012, conforme a la Circular Externa 005 de 2017 de la SIC.

Al aceptar esta política, el Titular autoriza expresamente la transferencia y transmisión internacional de sus datos personales en los términos descritos.

Flotia adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas:

• Cifrado en tránsito (TLS) y en reposo.
• Autenticación de Usuarios, gestión de sesiones y control de accesos por roles.
• Aislamiento por organización (cada Cliente opera en un espacio lógico independiente).
• URLs firmadas con expiración para la descarga de archivos privados.
• Registros de auditoría, copias de respaldo periódicas y planes de continuidad.
• Acuerdos de confidencialidad con personal y proveedores que tengan acceso a los datos.

Flotia utiliza cookies estrictamente necesarias para la autenticación y el funcionamiento del servicio, y cookies analíticas de uso interno para entender el desempeño de la plataforma. No se comparten datos personales identificables con redes publicitarias.

El Usuario puede configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies, en cuyo caso algunas funcionalidades pueden no estar disponibles.

Esta política entra en vigor el 12 de mayo de 2026. Los datos personales se conservarán mientras subsista la relación contractual con el Cliente y, terminada ésta, durante los plazos exigidos por la ley para fines tributarios, contables, contractuales y de defensa legal.

Cumplidos esos plazos, los datos serán suprimidos de forma segura o anonimizados.

Flotia se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento. Los cambios sustanciales serán comunicados al Titular con al menos quince (15) días calendario de antelación, a través del correo registrado o mediante aviso visible en la plataforma. El uso continuado del servicio tras la entrada en vigor de los cambios implica su aceptación.

La autoridad colombiana en materia de protección de datos personales es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), Delegatura para la Protección de Datos Personales.

Sitio web:

www.sic.gov.co

Correo:

habeasdata@sic.gov.co

El Titular puede presentar quejas o denuncias ante la SIC una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Flotia.