1. Qué cambió frente a la Resolución 1565
La Resolución 1565 de 2014 fue la primera regulación del PESV en Colombia. La nueva Resolución 40595 de 2022, expedida por el Ministerio de Transporte, la actualizó con tres cambios principales:
- Pasó de un esquema de etapas y formularios a un esquema por niveles (básico, estándar, avanzado).
- Simplificó los requisitos para flotas pequeñas, sin eliminar las obligaciones esenciales (inspección, mantenimiento, documentos vigentes, capacitaciones).
- Hizo explícita la articulación con el SG-SST (Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo) y con el Decreto 1072 de 2015.
2. Quién está obligado
El PESV aplica si tu organización:
- Tiene flota propia o contratada para transporte de pasajeros o de carga.
- Cuenta con personal que se desplaza de manera habitual como parte de su labor (vendedores en ruta, técnicos, distribución, mensajería).
- Tiene vehículos propios utilizados en su operación, aunque no sea una empresa de transporte.
El umbral mínimo arranca en 2 vehículos o más de 10 conductores/conductoras.
3. Los tres niveles
La 40595 clasifica las organizaciones según el tamaño:
- Básico: 2 a 10 vehículos automotores o entre 11 y 50 conductores.
- Estándar: 11 a 50 vehículos o 51 a 100 conductores.
- Avanzado: 51 vehículos o más, o 101 conductores o más.
Cuando los criterios no coinciden (por ejemplo 8 vehículos y 60 conductores), se aplica el nivel más alto de los dos.
4. Qué exige cada nivel
Los tres niveles comparten una base común: política, responsable, diagnóstico, indicadores, evidencia operativa. El nivel sube en exigencia documental, en número de programas formales y en frecuencia de auditorías.
- Básico: documento PESV simplificado, responsable designado, inspecciones preoperacionales, control de mantenimiento, gestión de documentos vigentes, capacitación básica al conductor.
- Estándar: lo del básico más comité de seguridad vial, indicadores formales con metas, plan de capacitaciones documentado, evaluación anual de desempeño del conductor.
- Avanzado: lo del estándar más auditoría interna anual, evaluación de proveedores y contratistas, análisis de tendencias y planes de acción correctivos.
5. Plazos clave
La 40595 derogó los plazos escalonados de implementación de la 1565. Hoy la obligación es permanente: si encajas en el ámbito de aplicación, el PESV está exigible desde ya. Los plazos que importan en la operación diaria son:
- Inspección preoperacional: antes de cada turno.
- Mantenimiento preventivo: según el cronograma definido (por kilometraje o por fecha).
- Revisión y actualización del documento PESV: al menos una vez al año.
- Auditoría interna: anual.
6. Sanciones por incumplimiento
El régimen sancionatorio del transporte (Ley 336 de 1996 y normas concordantes) contempla multas que van desde 1 hasta 700 SMMLV según la gravedad del incumplimiento. En la práctica, los hallazgos más comunes son:
- Ausencia del documento PESV o desactualizado.
- Inspecciones preoperacionales no documentadas.
- Vehículos operando con documentos vencidos.
- Conductores sin licencia vigente o sin exámenes ocupacionales.
- Sin plan de mantenimiento o sin evidencia de su ejecución.
La autoridad de transporte y la ARL/Mintrabajo (SG-SST) pueden cruzar información, por lo que un hallazgo se multiplica.
7. Cómo Flotia te ayuda a cumplir la 40595
La resolución exige que la evidencia exista y sea trazable. Flotia produce esa evidencia mientras tu equipo opera, sin formularios paralelos:
- Inspecciones preoperacionales en la PWA del conductor con foto, GPS y firma digital.
- Mantenimientos con cronograma por kilometraje, ejecución por el mecánico y firma.
- Documentos vigentes con alerta automática 30/15/5 días antes de vencer.
- Capacitaciones con registro de asistencia y constancias.
- Indicadores agregados listos para tu reporte anual o auditoría.
Preguntas frecuentes
- ¿La Resolución 40595 derogó la 1565?
- Sí. La Resolución 40595 de 2022 derogó la Resolución 1565 de 2014 y se convirtió en la norma única que rige el PESV en Colombia. Si tu empresa todavía opera con plantillas o consultorías basadas en la 1565, está desactualizada.
- ¿Cómo determino mi nivel?
- Cuenta los vehículos y los conductores. El nivel se asigna por el mayor de los dos criterios: básico (2-10 vehículos o 11-50 conductores), estándar (11-50 vehículos o 51-100 conductores), avanzado (≥51 vehículos o ≥101 conductores). Si combinas, sube al nivel mayor.
- ¿Cuándo me pueden sancionar?
- Las sanciones aparecen cuando una autoridad de control audita y encuentra incumplimientos: ausencia del documento, falta de evidencia operativa (inspecciones, mantenimientos, capacitaciones), documentos vencidos o sin trazabilidad. La autoridad de transporte y el SG-SST cruzan información, así que un hallazgo aparece desde varios frentes.