Términos y Condiciones.

El servicio Flotia^™ es prestado por Inversiones Nupa S.A.S., sociedad legalmente constituida en Colombia, identificada con NIT 901.683.137-9, con domicilio principal en Km. 4 Vía Toluviejo - San Onofre, Toluviejo, Sucre.

Sitio web:

https://flotia.co

Contacto comercial:

hola@flotia.co

Soporte y PQRSF:

soporte@flotia.co

Flotia es una plataforma tipo Software como Servicio (SaaS) que permite a empresas de transporte y propietarios de flotas en Colombia gestionar su operación: vehículos, conductores, mecánicos, documentos vehiculares, mantenimientos, viajes, cartera, gastos, bitácora preoperacional (PESV) y reportes de rentabilidad.

Flotia no presta servicios de transporte ni interviene en la relación entre el Cliente y sus propios clientes finales.

Estos Términos y Condiciones (en adelante, “Términos”) constituyen un acuerdo vinculante entre el Cliente y Flotia. Al crear una cuenta, marcar la casilla de aceptación, usar el servicio o efectuar el pago de un plan, el Cliente declara haber leído, comprendido y aceptado íntegramente estos Términos y la Política de Tratamiento de Datos.

Si el Cliente no está de acuerdo con cualquiera de las disposiciones, deberá abstenerse de usar el servicio.

• Cliente: persona natural o jurídica que contrata el servicio y es titular de la suscripción.
• Usuario: persona natural autorizada por el Cliente para acceder al servicio (administrador, operador, contador, conductor, mecánico, lectura).
• Servicio: plataforma Flotia, sus módulos web, las PWA del conductor y del mecánico, las API asociadas y los servicios de soporte.
• Plan: nivel de suscripción contratado, con sus cupos y precio.
• Prueba gratuita: período inicial de quince (15) días calendario sin costo descrito en la sección correspondiente.
• Datos del Cliente: información cargada en la plataforma por el Cliente o sus Usuarios.

Para usar el servicio, el Cliente debe registrar una cuenta y proporcionar información veraz, completa y actualizada. El Cliente es responsable de:

• Mantener la confidencialidad de las credenciales de acceso de cada Usuario.
• Toda actividad realizada desde su cuenta, incluyendo las acciones de sus Usuarios.
• Notificar inmediatamente al equipo de soporte cualquier uso no autorizado.
• Asignar adecuadamente los roles y permisos disponibles dentro de la consola.

Flotia ofrece distintos planes publicados en la página de Precios. Los valores se expresan en pesos colombianos (COP) e incluyen los impuestos aplicables, salvo indicación expresa en contrario.

• Pago mensual o anual por adelantado. El pago anual puede tener un descuento sobre la suma de doce (12) meses.
• Facturación electrónica: Flotia emite factura o cuenta de cobro electrónica conforme a la normativa de la DIAN y al régimen tributario del Cliente.
• Cambio de plan: el Cliente puede ascender o descender de plan desde la consola. Los cambios se prorratean al siguiente ciclo de facturación.
• Modificación de precios: Flotia podrá modificar los precios de los planes, dando aviso con al menos treinta (30) días calendario de antelación. El nuevo precio aplicará al siguiente ciclo. El Cliente que no acepte el cambio podrá cancelar sin penalidad.

Al crear su cuenta, el Cliente accede a una prueba gratuita de quince (15) días calendario, sin obligación de registrar medio de pago al inicio. Durante la prueba el Cliente cuenta con acceso a las funcionalidades del plan seleccionado, sujetas a los cupos del mismo.

Al finalizar el período de prueba, si el Cliente no contrata un plan, la cuenta pasará a un estado de solo lectura y, transcurrido un plazo razonable, los datos podrán ser eliminados conforme a la política de retención.

La prueba gratuita es por una sola vez por organización; no es acumulable, transferible ni canjeable por dinero.

El pago se efectúa por adelantado a través de los medios habilitados. Si el pago no se hace efectivo dentro del plazo establecido, la cuenta pasará a estado “past_due” y el acceso quedará en modalidad de solo lectura. Si la mora se prolonga más allá de treinta (30) días calendario, Flotia podrá suspender el servicio y, eventualmente, dar por terminado el contrato sin perjuicio de los cobros pendientes.

En todo caso, los datos del Cliente se conservarán durante un período razonable que permita la regularización o la exportación.

Retracto (artículo 47 Ley 1480 de 2011): el consumidor que sea persona natural y haya contratado a distancia podrá ejercer el derecho de retracto dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la celebración del contrato, salvo en los eventos en los que la prestación del servicio haya comenzado con su aceptación expresa.

Cancelación: el Cliente puede cancelar la suscripción en cualquier momento desde la consola. La cancelación surte efecto al finalizar el ciclo de facturación en curso, sin reembolso parcial por períodos ya iniciados, salvo disposición legal en contrario.

Flotia podrá terminar el contrato con justa causa en caso de incumplimiento grave del Cliente, uso indebido del servicio o incumplimiento normativo, previo aviso por el medio de contacto registrado.

El Cliente y sus Usuarios se obligan a no:

• Usar el servicio para fines ilícitos, fraudulentos o contrarios a la moral y al orden público.
• Cargar información o documentos sobre los cuales no tenga autorización para tratarlos.
• Realizar ingeniería inversa, descompilar, traducir o intentar extraer el código fuente del servicio.
• Acceder al servicio mediante técnicas automatizadas (scraping, bots) sin autorización escrita.
• Intentar vulnerar la seguridad de la plataforma, sus servidores o sus Usuarios.
• Suplantar a Flotia o a terceros, o cargar contenido que infrinja derechos de terceros.
• Revender, sublicenciar o explotar comercialmente el servicio sin autorización escrita.

Flotia podrá suspender o terminar el servicio frente a incumplimientos a estas reglas, sin perjuicio de las acciones legales que correspondan, incluidas las de la Ley 1273 de 2009 sobre delitos informáticos.

La plataforma, el código fuente, las interfaces, marcas, logotipos, textos, gráficos, documentación y demás elementos del servicio son propiedad exclusiva de Flotia o de sus licenciantes y están protegidos por la legislación colombiana e internacional sobre derecho de autor y propiedad industrial.

Flotia concede al Cliente una licencia limitada, no exclusiva, no transferible y revocable para usar el servicio durante la vigencia de la suscripción, exclusivamente para los fines autorizados en estos Términos.

Datos del Cliente. Los datos cargados por el Cliente son y seguirán siendo de su propiedad. Flotia no adquiere derechos sobre ellos más allá de los necesarios para prestar el servicio. El Cliente podrá exportar sus datos en cualquier momento durante la vigencia de la suscripción.

En relación con los datos personales cargados por el Cliente o sus Usuarios, el Cliente actúa como Responsable del Tratamiento y Flotia actúa como Encargado del Tratamiento, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

El Cliente declara contar con todas las autorizaciones de Habeas Data necesarias respecto de los datos que carga (conductores, mecánicos, clientes finales, terceros). Flotia tratará esos datos exclusivamente para prestar el servicio y de acuerdo con las finalidades descritas en la Política de Tratamiento de Datos Personales.

Flotia prestará el servicio con criterios razonables de calidad y disponibilidad. Podrá realizar mantenimientos programados, procurando ejecutarlos en horarios de baja actividad. Las interrupciones por mantenimientos no constituyen incumplimiento.

El servicio se presta “tal cual está” (as-is). Los planes estándar no incluyen un acuerdo de nivel de servicio (SLA) formal; condiciones de SLA pueden negociarse en planes Personalizados.

En los términos permitidos por la ley colombiana, Flotia no será responsable por:

• Daños indirectos, lucro cesante, pérdida de oportunidad o daño reputacional.
• Fallas atribuibles a redes de telecomunicaciones, proveedores de internet o equipos del Cliente.
• Hechos de fuerza mayor o caso fortuito (incluyendo, sin limitarse a: desastres naturales, actos de autoridad, ciberataques masivos, cortes generalizados de servicios públicos).
• Uso indebido del servicio por parte del Cliente o sus Usuarios, o por carga de información inexacta.

En caso de responsabilidad atribuible a Flotia, esta no excederá del valor pagado por el Cliente durante los doce (12) meses inmediatamente anteriores al hecho que da lugar al reclamo. Lo anterior sin perjuicio de los derechos del consumidor reconocidos por la Ley 1480 de 2011.

El Cliente mantendrá indemne a Flotia, a sus socios, administradores y empleados, frente a reclamaciones de terceros que se deriven del uso indebido del servicio, del incumplimiento de estos Términos, de la infracción de derechos de propiedad intelectual o de normas de protección de datos, asumiendo los costos razonables de defensa y las eventuales condenas.

Flotia podrá modificar estos Términos en cualquier momento. Los cambios sustanciales se notificarán con al menos quince (15) días calendario de antelación por correo electrónico o aviso en la consola. El uso continuado del servicio tras la fecha de entrada en vigor implica la aceptación de los Términos modificados. Si el Cliente no los acepta, podrá cancelar la suscripción sin penalidad antes de esa fecha.

Las comunicaciones entre las partes se realizarán por correo electrónico a la dirección registrada en la cuenta del Cliente y a los correos institucionales de Flotia indicados en la sección 1. Conforme a la Ley 527 de 1999, dichas comunicaciones se consideran válidas y producen los mismos efectos jurídicos que las comunicaciones por escrito.

El Cliente no podrá ceder estos Términos ni los derechos y obligaciones derivados de ellos sin la autorización escrita de Flotia. Flotia podrá cederlos a una sociedad vinculada o sucesora, previo aviso al Cliente.

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia que no logre resolverse de manera directa entre las partes se intentará primero por un mecanismo alternativo de solución de conflictos (conciliación) ante un centro autorizado por el Ministerio de Justicia.

Las partes acuerdan como domicilio contractual la ciudad de Toluviejo, Sucre. No obstante, cuando el Cliente sea consumidor en los términos de la Ley 1480 de 2011, podrá demandar en su propio domicilio.

Flotia cuenta con un canal de Servicio al Consumidor para atender peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones (PQRSF):

Correo:

soporte@flotia.co

Plazo de respuesta:

quince (15) días hábiles, prorrogables cuando aplique.

La autoridad nacional competente en materia de protección al consumidor es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

• Acuerdo íntegro. Estos Términos, junto con la Política de Tratamiento de Datos, constituyen el acuerdo completo entre las partes en relación con el servicio.
• Severabilidad. Si alguna cláusula resulta nula o inaplicable, las demás conservarán plena validez.
• No renuncia. La falta de ejercicio de un derecho no implica su renuncia futura.
• Idioma. Los Términos se publican en español, que prevalecerá sobre cualquier traducción.