Recurso gratuito

Autorización de datos del conductor.

El conductor es titular de sus datos personales, no un campo más de tu flota. Este es el modelo que puedes imprimir, adaptar y firmar con cada uno.

Sin formulario, sin correo

El texto está abajo, completo.

Es un modelo, no asesoría legal: adáptalo con tu abogado a lo que tu empresa recoge de verdad.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALESConductores · Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013

Yo, ______________________________, identificado(a) con cédula de ciudadanía número ______________ de ______________, en mi calidad de titular de los datos personales, de manera previa, expresa, informada y libre manifiesto lo siguiente:

1. Quién trata mis datos
Autorizo a ______________________________ (razón social), NIT ______________, con domicilio en ______________________________ y correo ______________________________, en calidad de responsable del tratamiento, para recolectar, almacenar, usar, circular y suprimir mis datos personales en los términos de este documento.
2. Qué datos
Nombre completo, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, dirección, teléfono y correo; categoría y vigencia de la licencia de conducción; EPS, ARL y fondo de pensiones; contacto de emergencia; exámenes médicos ocupacionales y pruebas de alcohol y sustancias psicoactivas practicadas en el marco del Plan Estratégico de Seguridad Vial; registro de comparendos e incidentes viales; capacitaciones y su asistencia; fotografía; y los datos que se generen durante mi jornada: viajes con hora de inicio y fin, odómetro, tanqueos, gastos con imagen del soporte, inspecciones preoperacionales del vehículo y ubicación geográfica del vehículo mientras esté en operación.
3. Para qué
Para la gestión de la relación laboral o contractual; el control operativo de la flota (asignación de vehículo, viajes, combustible, gastos y mantenimiento); el cumplimiento del Plan Estratégico de Seguridad Vial y de las obligaciones de seguridad y salud en el trabajo; el control de jornadas de conducción y descanso; la atención de siniestros, comparendos y reclamaciones; y la atención de requerimientos de autoridades.
4. Datos sensibles
Entiendo que los datos de salud (exámenes ocupacionales, resultados de pruebas de alcohol y sustancias psicoactivas) y mi fotografía son datos sensibles, que no estoy obligado a autorizar su tratamiento, y que aun así lo autorizo de forma libre y expresa para las finalidades del numeral 3.
5. Ubicación
Entiendo que la ubicación se registra en relación con el vehículo y la jornada de trabajo, no fuera de ella, y que puedo consultar en cualquier momento qué registros existen sobre mí.
6. Encargados
Autorizo que estos datos se almacenen y procesen en las plataformas tecnológicas que el responsable contrate para ello, que actuarán como encargados del tratamiento y estarán obligados a las mismas condiciones de este documento.
7. Mis derechos
Se me informó que tengo derecho a conocer, actualizar y rectificar mis datos; a solicitar prueba de esta autorización; a ser informado sobre el uso que se les ha dado; a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; a revocar la autorización y solicitar la supresión de mis datos cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida; y a acceder gratuitamente a ellos. Puedo ejercerlos escribiendo a ______________________________.
8. Vigencia
Esta autorización se mantiene durante la relación laboral o contractual y, terminada esta, por el tiempo que exijan las normas laborales, contables, tributarias y de seguridad vial aplicables.

Firma del conductor

Cédula · Ciudad y fecha de firma

Preguntas frecuentes

¿Por qué necesito una autorización firmada si el conductor ya aceptó en la app?: Son dos cosas distintas. En la app del conductor, Flotia le informa qué datos recoge y él lo autoriza para poder usarla. Pero quien decide qué se hace con esa información es tu empresa: es la responsable del tratamiento y es a quien la Superintendencia de Industria y Comercio le pediría la autorización. Flotia solo actúa como encargado.
¿Sirve una autorización verbal?: La Ley 1581 de 2012 no exige que sea escrita, pero el Decreto 1377 de 2013 sí exige que puedas PROBAR que la pediste y que fue informada. Un papel firmado (o un registro digital equivalente) es la forma más simple de probarlo. Una autorización verbal que nadie puede demostrar equivale, en la práctica, a no tenerla.
¿Esto es asesoría legal?: No. Es un modelo para que lo adaptes con tu abogado o tu área de recursos humanos. Cada empresa recoge datos distintos y tiene finalidades distintas; el texto en blanco de abajo es un punto de partida, no un documento que sirva firmado tal cual sin revisarlo.
¿Qué hago con la autorización una vez firmada?: Guárdala junto con el resto de la hoja de vida del conductor, en Flotia o donde lleves esos soportes. Tiene que sobrevivir a la relación laboral: si el conductor se retira y alguien reclama, la autorización es lo que respalda que sus datos estaban ahí legítimamente.

¿Buscas más soportes del PESV? Empieza por la plantilla de matriz PESV o por la lista de documentos que exige la norma.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALESConductores · Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013

1. Quién trata mis datos

Autorizo a ______________________________ (razón social), NIT ______________, con domicilio en ______________________________ y correo ______________________________, en calidad de responsable del tratamiento, para recolectar, almacenar, usar, circular y suprimir mis datos personales en los términos de este documento.

2. Qué datos

Nombre completo, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, dirección, teléfono y correo; categoría y vigencia de la licencia de conducción; EPS, ARL y fondo de pensiones; contacto de emergencia; exámenes médicos ocupacionales y pruebas de alcohol y sustancias psicoactivas practicadas en el marco del Plan Estratégico de Seguridad Vial; registro de comparendos e incidentes viales; capacitaciones y su asistencia; fotografía; y los datos que se generen durante mi jornada: viajes con hora de inicio y fin, odómetro, tanqueos, gastos con imagen del soporte, inspecciones preoperacionales del vehículo y ubicación geográfica del vehículo mientras esté en operación.

3. Para qué

Para la gestión de la relación laboral o contractual; el control operativo de la flota (asignación de vehículo, viajes, combustible, gastos y mantenimiento); el cumplimiento del Plan Estratégico de Seguridad Vial y de las obligaciones de seguridad y salud en el trabajo; el control de jornadas de conducción y descanso; la atención de siniestros, comparendos y reclamaciones; y la atención de requerimientos de autoridades.

4. Datos sensibles

Entiendo que los datos de salud (exámenes ocupacionales, resultados de pruebas de alcohol y sustancias psicoactivas) y mi fotografía son datos sensibles, que no estoy obligado a autorizar su tratamiento, y que aun así lo autorizo de forma libre y expresa para las finalidades del numeral 3.

5. Ubicación

Entiendo que la ubicación se registra en relación con el vehículo y la jornada de trabajo, no fuera de ella, y que puedo consultar en cualquier momento qué registros existen sobre mí.

6. Encargados

Autorizo que estos datos se almacenen y procesen en las plataformas tecnológicas que el responsable contrate para ello, que actuarán como encargados del tratamiento y estarán obligados a las mismas condiciones de este documento.

7. Mis derechos

Se me informó que tengo derecho a conocer, actualizar y rectificar mis datos; a solicitar prueba de esta autorización; a ser informado sobre el uso que se les ha dado; a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; a revocar la autorización y solicitar la supresión de mis datos cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida; y a acceder gratuitamente a ellos. Puedo ejercerlos escribiendo a ______________________________.

8. Vigencia

Esta autorización se mantiene durante la relación laboral o contractual y, terminada esta, por el tiempo que exijan las normas laborales, contables, tributarias y de seguridad vial aplicables.

Firma del conductor

Cédula · Ciudad y fecha de firma

Preguntas frecuentes

¿Por qué necesito una autorización firmada si el conductor ya aceptó en la app?

Son dos cosas distintas. En la app del conductor, Flotia le informa qué datos recoge y él lo autoriza para poder usarla. Pero quien decide qué se hace con esa información es tu empresa: es la responsable del tratamiento y es a quien la Superintendencia de Industria y Comercio le pediría la autorización. Flotia solo actúa como encargado.

¿Sirve una autorización verbal?

La Ley 1581 de 2012 no exige que sea escrita, pero el Decreto 1377 de 2013 sí exige que puedas PROBAR que la pediste y que fue informada. Un papel firmado (o un registro digital equivalente) es la forma más simple de probarlo. Una autorización verbal que nadie puede demostrar equivale, en la práctica, a no tenerla.

¿Esto es asesoría legal?

No. Es un modelo para que lo adaptes con tu abogado o tu área de recursos humanos. Cada empresa recoge datos distintos y tiene finalidades distintas; el texto en blanco de abajo es un punto de partida, no un documento que sirva firmado tal cual sin revisarlo.

¿Qué hago con la autorización una vez firmada?

Guárdala junto con el resto de la hoja de vida del conductor, en Flotia o donde lleves esos soportes. Tiene que sobrevivir a la relación laboral: si el conductor se retira y alguien reclama, la autorización es lo que respalda que sus datos estaban ahí legítimamente.